1. Verantwortlicher
HIPE UNITED, obrt za usluge certificiranja, vl. Boban Mičić, Geschäftsauftritt Istria Patrol, Banjole, Volme 5A, Kroatien. Kontakt: info@istriapatrol.com.
2. Verarbeitete Daten
Wir verarbeiten insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Objekt- beziehungsweise Bootsdaten, Standort- und Zugangsinformationen, Termin-, Vertrags- und Abrechnungsdaten, Nachrichten, Kontrollstatus, Fotos, Videos, PDF-Berichte und technische Protokolldaten. Erhoben werden nur für Anfrage, Vertrag, Durchführung, Dokumentation, Sicherheit und gesetzliche Pflichten erforderliche Daten.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Zwecke sind die Bearbeitung von Anfragen, Vertragsanbahnung und -erfüllung, Kontrollen, Kundenportal, Berichte, Abrechnung, IT-Sicherheit sowie Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.
Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen), lit. c (rechtliche Pflichten) und lit. f (sicherer Betrieb, Beweissicherung und Rechtsverteidigung). Eine Einwilligung verwenden wir nur, wenn sie tatsächlich erforderlich ist.
4. Foto, Video und Bodycam
Kontrollen können nach vorheriger Information mit Foto, Video oder Bodycam dokumentiert werden. Aufgenommen werden grundsätzlich nur vereinbarte Kontrollbereiche und der objektbezogene Arbeitsablauf. Zweck sind Zustandsnachweis, Bericht, Qualitätssicherung und gegebenenfalls Beweissicherung.
Unbeteiligte Personen, Nachbargrundstücke und öffentliche Bereiche werden nicht gezielt aufgenommen. Zufällige Aufnahmen werden nach Möglichkeit vermieden, gekürzt, unkenntlich gemacht oder gelöscht. Es erfolgt keine heimliche oder dauerhafte Überwachung.
5. Formulare, E-Mail und Portal
Formulardaten dienen ausschließlich der Bearbeitung der Anfrage. Beim Absenden werden die eingegebenen Kontaktdaten und Angaben zur gewünschten Kontrolle über den Formulardienst FormSubmit an info@istriapatrol.com übermittelt. Bitte übermitteln Sie im freien Text keine sensiblen Zugangsdaten.
Portalzugänge und Medien werden zugriffsgeschützt. Passwörter werden ausschließlich als sichere Hashwerte gespeichert und sind nicht im Klartext einsehbar.
6. Hosting und Empfänger
Die Website wird über OpenAI Sites und verbundene Cloud-Infrastruktur bereitgestellt. Für die Formularübermittlung wird FormSubmit eingesetzt. Je nach technischer Bereitstellung können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden.
Zugriff erhalten nur befugte Personen und erforderliche Hosting-, Formular-, E-Mail-, IT-, Speicher- oder PDF-Dienstleister. Handwerkliche Partner erhalten nur erforderliche Informationen und grundsätzlich erst nach Kundenabstimmung. Kundendaten werden nicht verkauft.
7. Speicherung und Löschung
Anfragen ohne Vertrag werden regelmäßig spätestens nach 12 Monaten gelöscht. Für das Kundenportal freigegebene Fotos, Videos und Bodycam-Aufnahmen stehen 60 Tage ab Upload zur Verfügung und werden danach automatisch aus dem aktiven Dateispeicher gelöscht, sofern kein Vorfall, keine Reklamation oder gesetzliche Pflicht eine längere Speicherung erfordert. PDF-Kontrollberichte bleiben nach Maßgabe von Kundenbeziehung, Nachweiszweck, Verjährung und gesetzlichen Pflichten gespeichert.
Geschäfts- und Abrechnungsunterlagen werden nach kroatischen Aufbewahrungspflichten gespeichert. Backups werden zeitversetzt überschrieben.
8. Sicherheit und Rechte
Wir verwenden unter anderem TLS/SSL, rollenbasierte Zugriffe, starke Passwörter, Backups, Protokollierung, Updates und geschützte Speicherbereiche.
Betroffene haben nach Maßgabe der DSGVO Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie Widerruf einer Einwilligung für die Zukunft. Beschwerden sind bei der kroatischen Aufsicht AZOP möglich. Anfragen: info@istriapatrol.com.
9. Drittlandübermittlung und Änderungen
Soweit technische Anbieter außerhalb des EWR verarbeiten, werden die gesetzlich vorgesehenen Garantien eingesetzt. Diese Erklärung wird bei Änderungen der eingesetzten Systeme aktualisiert.